Cara membuat skala prioritas perlu dipahami oleh setiap orang. Sebab, apapun status dan pekerjaannya pasti membutuhkan kemampuan ini. Skala prioritas adalah suatu kondisi di mana seseorang harus menentukan urgensi dari kebutuhan atau pekerjaan yang harus didahulukan. Skala prioritas perlu dibuat terutama ketika kamu memiliki banyak tugas atau pekerjaan yang memiliki deadline yang berbarengan.
Dengan penyusunan skala prioritas maka kamu dapat mengetahui tugas mana yang harus kamu selesaikan lebih dulu sehingga dapat menghemat lebih banyak waktu. Begitupun sebaliknya, jika kamu tidak menyusun skala prioritas maka tugas-tugasmu akan terbengkalai. Pada akhirnya kamu akan kecapaian dan mudah stres.
Itulah kenapa skala prioritas sangat penting untuk kamu pelajari. Namun menyusun skala prioritas juga memerlukan strategi, loh. Kamu gak bisa sembarangan membuatnya karena jika salah maka akan membuat tugasmu justru semakin berat dan lama selesai. Eits, tapi jangan khawatir karena kita akan menyampaikan tips dalam membuat skala prioritas.
Cara Membuat Skala Prioritas
Cara membuat skala prioritas bisa kamu lakukan dengan hal-hal berikut. Check this out!
Pahami kuadran skala prioritas
Cara membuat skala prioritas yang pertama adalah dengan memahami kuadran skala prioritas. Dwight D. Eisenhower, mantan presiden Amerika Serikat membuat matriks terkait skala prioritas berdasarkan urgensinya. Berikut pembagian kuadran skala prioritas menurut Dwight.
- Urgent & important
Kuadran pertama berisi hal-hal yang paling pentung dan mendesak sehingga harus dikerjakan lebih dulu.
- Important but not urgent
Kuadran kedua berisi pekerjaan yang bersifat jangka panjang dan mendesak. Kamu bisa mengerjakannya dengan cara menyicil di sela-sela kesibukanmu.
- Urgent but not really important
Kuadran ketiga adalah kebalikan dari kuadran kedua tadi. Tugas-tugas ini adalah tugas yang tidak terlalu penting namun mendesak.
- Not urgent & not important
Kuadran keempat ini merupakan tugas yang tidak mempunyai kontribusi pada produktivitasmu. Tugas ini dilakukan untuk mengurangi stres.
Tentukan tugas yang paling penting
Di antara sekian banyaknya tugas yang kamu punya, pasti tugas tersebut memiliki tingkat kepentingannya masing-masing. Catat semua tugas yang kamu punya lalu urutkan berdasarkan kuadran skala prioritas dan tenggat waktu.
Kamu bisa menggunakan aplikasi manajemen waktu sebagai alat bantu. Beberapa aplikasi yang bisa kamu coba di antaranya Google Calendar, Trello, dan Click Up. Pilihlah aplikasi yang membuatmu nyaman.
Buat jadwal bekerja
Cara membuat skala prioritas yang berikutnya yaitu membuat jadwal bekerja. Buatlah jadwal yang teratur dengan mempertimbangkan waktu, durasi, tugas, dan hal penting lainnya. Kamu bisa membuatnya secara manual di kertas atau menggunakan aplikasi untuk membantu mengorganisir pekerjaanmu.
Lakukan evaluasi
Evaluasi perlu kamu lakukan agar kamu bisa mengukur sejauh mana performamu dalam bekerja dan apakah skala prioritas yang kamu buat sudah sesuai atau belum. Lakukanlah evaluasi secara rutin setiap satu minggu atau satu bulan sekali sesuai kebutuhanmu.
Segera kerjakan
Cara membuat skala prioritas yang terakhir tentunya dengan mengerjakannya. Susunan di atas tidak akan sempurna tanpa adanya action. Dan yang terpenting, jangan sampai kamu menunda-nunda pekerjaanmu karena itu akan membuatmu menjadi keteteran pada akhirnya.
Cara membuat skala prioritas di atas semoga dapat membantu Sobat Djava semua, ya. Setelah memahami artikel di atas, sekarang waktunya kamu menerapkannya. (Ume/Djavatoday)
